Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont SCALYN SRL collecte, utilise, conserve et protège les données à caractère personnel dans le cadre de l'exploitation du site closhero.com et de l'application app.closhero.com (ci-après « ClosHero » ou « le Service »).

Elle s'applique à deux catégories distinctes de personnes concernées :

• (i) Les utilisateurs du Service (closers, professionnels de la vente à distance) qui souscrivent un compte ;
• (ii) Les interlocuteurs téléphoniques de ces utilisateurs (prospects, clients) dont la voix et les paroles sont traitées en temps réel pendant un appel assisté par ClosHero.

Cette politique est rédigée conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD »), à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, et à la directive 2002/58/CE dite « ePrivacy ».

Le responsable du traitement est :

SCALYN SRL n'a pas désigné de Délégué à la protection des données (DPO) au sens de l'article 37 du RGPD, sa désignation n'étant pas obligatoire compte tenu de la nature et du volume des traitements effectués. Toute question relative à la protection des données peut être adressée à support@closhero.com.

2.1 Données relatives aux utilisateurs (closers)

Lors de la création et de l'utilisation d'un compte, nous collectons :

• Données d'identification : nom, prénom, adresse email, mot de passe (stocké sous forme hachée et salée, jamais en clair) ;
• Données de profil professionnel renseignées volontairement (secteur d'activité, offre vendue, fichiers de connaissance personnels uploadés par l'utilisateur pour personnaliser le coach) ;
• Données d'usage : journaux de connexion, identifiants de session, dates et durées des appels assistés, nombre de crédits consommés ;
• Données de facturation : email facturé, plan souscrit, historique des paiements, identifiant de souscription InflowPay (aucune donnée de carte bancaire n'est traitée ni stockée par SCALYN SRL ; la collecte est effectuée directement par notre prestataire de paiement) ;
• Données techniques : adresse IP, type et version du navigateur, système d'exploitation, journaux serveur.

2.2 Données relatives aux interlocuteurs téléphoniques (prospects)

Pendant un appel assisté, ClosHero capte le flux audio de la conversation et le transmet en temps réel à un service de transcription, puis transmet le texte transcrit à un modèle d'intelligence artificielle qui suggère à l'utilisateur la phrase suivante à formuler.

Les données traitées sont :

• Le flux audio de la conversation (incluant la voix du prospect) ;
• Le contenu textuel des paroles prononcées par le prospect (transcription) ;
• Des éléments contextuels extraits par l'IA (signaux d'achat, objections, variables identifiées comme le prénom ou le secteur d'activité du prospect lorsque celui-ci les mentionne).

3.1 Gestion du compte utilisateur

Finalité : création, authentification et administration du compte utilisateur, fourniture du Service souscrit, support client.
Base légale : exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD).

3.2 Facturation et paiement

Finalité : émission des factures, encaissement des paiements, gestion des abonnements et résiliations, recouvrement.
Base légale : exécution du contrat (article 6.1.b) et respect des obligations légales comptables (article 6.1.c).

3.3 Assistance temps réel à l'appel (transcription et coaching IA)

Finalité : permettre à l'utilisateur (closer) de recevoir, pendant un appel téléphonique avec un prospect, des suggestions de phrases formulées par un modèle d'intelligence artificielle à partir de la transcription de la conversation.

Base légale appliquée au prospect : intérêt légitime (article 6.1.f du RGPD).

Test de mise en balance des intérêts :

Intérêts poursuivis par SCALYN SRL et par le closer utilisateur : améliorer la qualité de la conversation commerciale, réduire le stress du closer, augmenter la pertinence des réponses apportées au prospect, professionnaliser l'échange.

Droits et libertés du prospect : protection de sa vie privée, droit à l'autodétermination informationnelle, absence d'attente d'un traitement automatisé de ses propos.

Garanties mises en œuvre par SCALYN SRL qui font pencher la balance en faveur de la licéité du traitement :

• (a) Aucune conservation : ni l'audio, ni la transcription, ni les éléments contextuels ne sont stockés après l'appel ;
• (b) Aucun profilage du prospect : les paroles du prospect ne sont jamais utilisées pour entraîner un modèle, pour le scorer, ni pour le retrouver lors d'un appel ultérieur ;
• (c) Pas de prise de décision automatisée produisant un effet juridique : la suggestion de l'IA est adressée au closer et non au prospect ; c'est le closer qui choisit librement ce qu'il dit ;
• (d) Pas de catégorie particulière de données traitée intentionnellement : ClosHero n'est pas conçu pour capter des données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD ;
• (e) Le closer est contractuellement tenu, en vertu des Conditions Générales d'Utilisation acceptées lors de son inscription, d'informer son interlocuteur en début d'appel de l'utilisation d'un assistant d'intelligence artificielle transcrivant la conversation, et de respecter à son égard les obligations légales applicables (notamment article 314bis du Code pénal belge et article 226-1 du Code pénal français le cas échéant).

Le prospect dispose en tout état de cause d'un droit d'opposition à ce traitement, qu'il peut exercer auprès du closer (interruption immédiate de l'assistance IA pour la suite de l'appel) ou auprès de SCALYN SRL à support@closhero.com.

3.4 Mesure d'audience et marketing (Pixel Meta)

Finalité : mesurer la performance des campagnes publicitaires diffusées sur les plateformes Meta (Facebook, Instagram), permettre le reciblage publicitaire (retargeting), créer des audiences similaires.
Base légale : consentement préalable et exprès du visiteur (article 6.1.a du RGPD et article 129 de la loi belge du 13 juin 2005 sur les communications électroniques).

Le Pixel Meta n'est déclenché qu'après recueil du consentement actif de l'utilisateur via le bandeau cookies présent sur le site. L'utilisateur peut à tout moment retirer son consentement en modifiant ses préférences via le lien « Gérer mes cookies » en pied de page.

3.5 Sécurité et journalisation

Finalité : détecter les intrusions, prévenir la fraude, garantir l'intégrité du Service.
Base légale : intérêt légitime de SCALYN SRL à protéger ses systèmes (article 6.1.f).

Les données traitées par ClosHero sont communiquées exclusivement aux destinataires suivants, agissant en qualité de sous-traitants au sens de l'article 28 du RGPD :

Aucune donnée n'est cédée, louée ou vendue à des tiers à des fins commerciales.

SCALYN SRL est susceptible de transmettre les données à toute autorité judiciaire ou administrative compétente, sur réquisition légale.

Certains sous-traitants sont établis hors de l'Espace économique européen, notamment aux États-Unis :

• Deepgram, Inc. : transferts encadrés par les Clauses Contractuelles Types (CCT) approuvées par la Commission européenne par décision d'exécution (UE) 2021/914 du 4 juin 2021 ;
• Google LLC (via OpenRouter) : transferts encadrés par les Clauses Contractuelles Types et, le cas échéant, par la certification de Google au EU-US Data Privacy Framework ;
• Meta Platforms, Inc. : transferts encadrés par la certification de Meta au EU-US Data Privacy Framework, complétés par les Clauses Contractuelles Types.

Concernant le traitement temps réel des appels (Deepgram, OpenRouter), il est rappelé qu'aucune donnée n'est stockée par ces prestataires au-delà du temps strictement nécessaire à la transcription et à l'inférence, conformément à leurs propres engagements contractuels avec SCALYN SRL.

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, toute personne concernée dispose des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir la confirmation que des données la concernant sont traitées et en obtenir copie ;
• Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes ;
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») : demander la suppression de ses données ;
• Droit à la limitation du traitement ;
• Droit à la portabilité : recevoir ses données dans un format structuré et couramment utilisé ;
• Droit d'opposition : s'opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement fondé sur l'intérêt légitime ;
• Droit de retirer son consentement à tout moment, lorsque le traitement est fondé sur le consentement ;
• Droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès.

Ces droits s'exercent par simple demande adressée à support@closhero.com. SCALYN SRL répondra dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande, prolongeable de deux mois en cas de complexité particulière. Une preuve d'identité pourra être demandée en cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur.

En cas de réponse jugée insatisfaisante, la personne concernée peut introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente :

Les personnes résidant dans un autre État membre peuvent également saisir l'autorité de contrôle de leur pays de résidence.

Le Site utilise les catégories de cookies suivantes :

8.1 Cookies strictement nécessaires (déposés sans consentement)

• Cookies de session et d'authentification (Auth.js) ;
• Cookies de sécurité (protection CSRF) ;
• Cookies fonctionnels conservant les préférences de l'utilisateur.

8.2 Cookies de mesure d'audience et de marketing (déposés uniquement après consentement)

• Pixel Meta : permet à Meta Platforms Ireland Ltd de mesurer la performance des campagnes publicitaires de SCALYN SRL, de constituer des audiences personnalisées et de procéder à du reciblage publicitaire sur Facebook et Instagram.

L'utilisateur consent (ou refuse) le dépôt de ces cookies via le bandeau affiché lors de sa première visite. Il peut modifier ses préférences à tout moment en cliquant sur le lien « Gérer mes cookies » disponible en pied de page.

Le refus des cookies non strictement nécessaires n'empêche pas l'accès au Service.

SCALYN SRL met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque, notamment :

• Chiffrement des communications via TLS (HTTPS) ;
• Hachage et salage des mots de passe ;
• Cloisonnement des environnements de production ;
• Contrôle des accès administrateurs ;
• Sauvegardes régulières de la base de données ;
• Mise à jour régulière des dépendances logicielles.

En cas de violation de données à caractère personnel susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, SCALYN SRL notifiera l'Autorité de protection des données dans un délai de 72 heures conformément à l'article 33 du RGPD, et informera, le cas échéant, les personnes concernées conformément à l'article 34.

Le Service est exclusivement destiné à un usage professionnel par des personnes majeures. SCALYN SRL ne collecte pas sciemment de données concernant des mineurs de moins de 18 ans. Si un parent ou tuteur constate qu'un mineur a fourni des données à ClosHero, il est invité à contacter support@closhero.com afin que ces données soient supprimées dans les meilleurs délais.

SCALYN SRL se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment, notamment afin de l'adapter à l'évolution du Service, à la législation applicable ou à la jurisprudence. La date de dernière mise à jour figure en tête du document. Les utilisateurs sont invités à consulter régulièrement cette page. En cas de modification substantielle, ils en seront informés par email ou par notification dans l'application.

Pour toute question relative à la présente politique ou à l'exercice de vos droits :